Hvorfor skal medarbejderen overhovedet lægge ud?

Der er noget ved medarbejderudlæg, jeg aldrig helt har forstået.

En medarbejder køber noget til virksomheden – materialer, kaffe til kontoret, en middag med en kunde. Betaler med sine egne penge, gemmer kvitteringen, sender den videre og venter på at få pengene tilbage. Virksomheden kontrollerer udlægget. Bogholderen dokumenterer bilaget, jager det manglende, og til sidst bliver det bogført, pengene udbetalt, og alle kan gå videre til det næste udlæg, der venter.

Hele kæden sættes i gang, bare fordi en medarbejder har betalt for noget til virksomheden med sine egne penge. Det giver ingen mening.

Vi starter det forkerte sted

Jeg har brugt to årtier på at forenkle processer for danske forbrugere og virksomheder. Men efterhånden er jeg blevet mere optaget af et andet spørgsmål end ”hvordan gør vi dette nemmere?” – nemlig ”hvorfor eksisterer det overhovedet?”

For det er i virkeligheden uvæsentligt, hvor nemt man kan håndtere et problem, hvis man kan sørge for, at problemet ikke opstår.

Medarbejderudlæg er et godt eksempel. De eksisterer, fordi vi er vant til dem. Og så bygger vi systemer til at registrere dem hurtigere, sende kvitteringerne nemmere og bogføre dem mere automatisk. Vi gør processen smartere. Men vi fjerner ikke årsagen til, at den findes.

Det bedste system er ikke det, der løser et problem bedst. Det er det, der gør problemet overflødigt.

Nogen skulle bare stille det rigtige spørgsmål:

Hvorfor skal medarbejderen overhovedet lægge ud på vegne af virksomheden? Hvis medarbejderen i stedet kan betale direkte med virksomhedens penge, behøver udlægget ikke at opstå. Fjern udlægget hos medarbejderen, og en stor del af arbejdet forsvinder af sig selv – for alle led i kæden.

Det er den enkle idé bag Polarcard – Danmarks nye medarbejderkort.

Medarbejderen henter appen og lægger kortet i sin Wallet. Virksomheden stiller pengene til rådighed og sætter de rammer, der passer. Og når medarbejderen næste gang skal købe noget, betaler vedkommende direkte med virksomhedens penge. Intet udlæg. Ingen ventetid. Ingen administration.

Polarcard gør ikke medarbejderudlæg nemmere – Vi fjerner dem helt.

Med Danmarks nye medarbejderkort skal medarbejderen ikke lægge ud. Virksomheden skal ikke håndtere udlæg. Og bogholderen skal ikke jagte kvitteringer.

Det giver mening.

Werner ValeurStifter, Polarcard